এমএস ওয়ার্ড ফাইলে পেইজ নম্বর ও সূচি তৈরি করবেন যেভাবে

সূচি তালিকা তৈরির পূর্বশর্ত হল পৃষ্ঠা নম্বর, আর সেটি যোগ করতে হলে হেডার ও ফুটার লাগবেই।

ছবি: মাইক্রোসফট

কোনো প্রতিবেদন বা ক্লাসের অ্যাসাইনমেন্ট লিখতে এমএস ওয়ার্ড ব্যবহার প্রায় সবাই করেন। আর একটি গোছানো প্রতিবেদন জমা দেওয়ার ক্ষেত্রে এমএসওয়ার্ডের কিছু কৌশল আপনাকে এগিয়ে দিতে পারে অনেকখানি। এসবের মধ্যে রয়েছে পৃষ্ঠা নম্বর বা টেবল অফ কনটেন্টস বা সূচি তৈরির মতো বিষয়।

মাইক্রোসফটের ওয়েবসাইটে বিস্তারিত দেওয়া রয়েছে এসব তৈরির নিয়ম, চলুন জেনে নেওয়া সহজ উপায়।

হেডার অ্যান্ড ফুটার

সূচি তৈরির পূর্বশর্ত হল পৃষ্ঠা নম্বর, আর সেটি যোগ করতে হলে হেডার ও ফুটার লাগবেই।

হেডার এবং ফুটার একটি ডকুমেন্টের আলাদা বিভাগ যা যথাক্রমে পৃষ্ঠার ওপরে ও নিচে থাকে। এগুলো বিভিন্ন তথ্য ধারণ করতে ব্যবহৃত হয়। উদাহরণ হিসাবে, নথির নাম, অধ্যায়ের শিরোনাম, পৃষ্ঠা নম্বর, শিরোনাম, তারিখ, লেখকের নাম ও ফুটনোট বা পাদটীকা।

প্রথমেই এমএস ওয়ার্ড চালু করে, ওপরের বার থেকে ‘ইনসার্ট’ অপশনে ক্লিক করুন। সেখান থেকে, ‘হেডার অর ফুটার’ অপশনটি বেছে নিন।

১. যে হেডার ব্যবহার করতে চান সেটি বাছাই করুন।

টিপ: আগে থেকে তৈরি কিছু হেডার ও ফুটার নকশায় পৃষ্ঠা নম্বর দেওয়া থাকে।

২. হেডার ও ফুটারে লেখা যোগ করুন অথবা বদলে নিন। এ বিষয়ে আরও তথ্যের জন্য, ‘এডিট ইয়োর এক্জিস্টিং হেডার্স অ্যান্ড ফুটার্স’ অপশনটি দেখুন। আগে থেকেই তৈরি করা কোনো হেডার অথবা ফুটার এডিট করার জন্য সেটির ওপরে ডাবল ক্লিক করুন।

৩. কোনো হেডার সরিয়ে ফেলতে চাইলে, যেমন প্রথম পৃষ্ঠায় হেডার না রাখার ক্ষেত্রে, হেডারের ওপরে ক্লিক করুন, এবং ‘ডিফারেন্ট ফার্স্ট পেইজ’ অপশনটি বেছে নিন।

৪. হেডার ও ফুটার থেকে বেরিয়ে অন্য লেখা এডিট করার জন্য ‘ক্লোজ হেডার অ্যান্ড ফুটার’ অপশনটি বেছে নিন অথবা কিবোর্ডের কোণায় ‘এস্কেপ’ বাটনে প্রেস করুন।

হেডার ফুটার ডিলিট করার জন্য আবারও ইনসার্ট অপশনে যান, এবারে হেডার অথবা ফুটার বাছাই করুন। তারপর ‘রিমুভ’ অপশনে ক্লিক করুন।

পৃষ্ঠা নম্বর যোগ করা

১. আবারও ‘ইনসার্ট’ মেনু চালু করুন। এবারে ‘পেইজ নম্বর’ বাছাই করুন’। পৃষ্ঠার কোন স্থানে ও কী ধরনের পেইজ নম্বর যোগ করতে চান সেটি বাছাই করুন।

২. প্রথম পৃষ্ঠায় নম্বর যোগ না করতে চাইলে ‘ডিফারেন্ট ফার্স্ট পেইজ’ অপশনটি বেছে নিন।

৩. যদি দ্বিতীয় পৃষ্ঠা নম্বর ১ থেকে শুরু করতে চান সেক্ষেত্রে, ‘পেইজ নম্বর’ অপশনে যান, এবারে ‘ফরম্যাট পেইজ নাম্বার’ অপশনটি বেছে নিন। সেখানে ‘স্টার্ট অ্যাট’ অপশনটি ০ বা শূন্যে সেট করে দিন।

৪. এ প্রক্রিয়া শেষ হয়ে গেলে ‘ক্লোজ হেডার অ্যান্ড ফুটার’ অপশনটি বেছে নিন অথবা কি বোর্ডের ‘এস্কেপ’ বাটনে চাপ দিন।

টিপ: কোনো নির্দিষ্ট হেডার অথবা ফুটারে কোন পরিবর্তন করার জন্য, হেডার বা ফুটারের অংশে ‘ডাবল ক্লিক’ করুন।

সূচি বা টেবল অফ কনটেন্টস

এমএস ওয়ার্ডে সূচি বা টেবল অফ কনটেন্টস তৈরি হয় নথির হেডিং বা শিরোনামের ওপর ভিত্তি করে।

১. ঠিক যেখানে টেবল অফ কনটেন্টস বসাতে চান সেখানে মাউসের কারসর নিন।

২. এবারে ‘রেফারেন্স’ অপশন থেকে ‘টেবল অফ কনটেন্টস’ সিলেক্ট করুন ও একটি অটোমেটিক স্টাইল বেছে নিন।

৩. এবারে অটোমেটিক বা স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি টেবল অফ কনটেন্ট তৈরি হয়ে যাবে।

যদি ডকুমেন্টে কোনো পরিবর্তনের জন্য সূচি আপডেট করার প্রয়োজন হয়, সে ক্ষেত্রে টেবল অফ কনটেন্টের ওপরে রাইট ক্লিক করে ‘আপডেট ফিল্ড’ অপশনটি বেছে নিন।

‘এন্ট্রি’ মিসিং হলে বা সূচিতে না আসলে

অনেক সময় কিছু এন্ট্রি অনুপস্থিত থাকতে পারে, কারণ ডকুমেন্টের হেডিংগুলো ‘হেডিং’ হিসাবে ফরম্যাট করা হয় না।

১. টেবল অফ কনটেন্টে যে যে শিরোনাম বা হেডিং চান সেই হেডিংগুলোর টেক্সট বা লেখা সিলেক্ট করুন।

২. এবারে ‘হোম’ অপশনে ক্লিক করুন, সেখান থেকে ‘স্টাইল’ অপশনটি বেছে নিন। এবারে ‘হেডিং ১’ অপশনটি সিলেক্ট করুন।

৩. টেবল অফ কনটেন্টে ফিরে গিয়ে সেটি আবার আপডেট করুন।

ম্যানুয়ালি বা নিজেই টেবল অফ কনটেন্ট আপডেট করুন

‘রেফারেন্সেস’ ট্যাব থেকে ‘আপডেট টেবল’ অপশনটি সিলেক্ট করুন। এবারে দুটি অপশন আসবে –

১. আপডেট পেইজ নাম্বারস অনলি: এটি শুধু সে পৃষ্ঠাগুলো আপডেট করে যেখানে হেডিং বা শিরোনামগুলো রয়েছে। শিরোনামের লেখার কোনও পরিবর্তন আপডেট করে না৷

২. আপডেট এন্টায়ার টেবল: এটি শিরোনামের লেখার পাশাপাশি পৃষ্ঠার যেকোনো পরিবর্তনকেও আপডেট করবে।

এবারে নিজের সুবিধা অনুসারে যেকোনো অপশন সিলেক্ট করে, ‘ওকে’ ক্লিক করুন।

এভাবে খুব সহজেই নিজের পরবর্তি প্রতিবেদন বা অ্যাসাইনমেন্টে টেবল অফ কনটেন্ট যোগ করে নিতে পারবেন যে কেউ।