জিমেইলে ১৫ জিবি স্টোরেজের বাড়তি সুবিধা যেভাবে মিলবে

দ্রুত ঝামেলামুক্ত এ পদ্ধতির সাহায্যে সব গুগল মেসেজ এবং মিডিয়া বিনামূল্যে ব্যাকআপ করা সম্ভব। পুরনো বছরের মেসেজ ও ফাইলগুলোও নিরাপদ থাকবে আর্কাইভ অ্যাকাউন্টে।

ম্যানুয়াল পদ্ধতিতে ইনবক্স পরিষ্কার সময়সাপেক্ষ ও ঝামেলাপূর্ণ। ছবি: গুগল

প্রতিটি নতুন গুগল ইমেইল অ্যাকাউন্টের সঙ্গে ১৫ জিবি ফ্রি স্টোরেজ পাওয়া যায়। অফার হিসেবে যথেষ্ট ভালো কিন্তু সময়ের সঙ্গে সঙ্গে এই স্টোরেজ দ্রুত ফুরিয়ে আসতে পারে। কাজেই বিবেচনা করতে হবে এই স্পেস সবচেয়ে ভালো উপায়ে ব্যবহারের পদ্ধতিটা কী।

পড়া হয়নি এমন নিউজলেটার ও স্প্যাম যদি ইনবক্সে জমতে থাকে, তবে অপ্রয়োজনীয় মেইল সরিয়ে ফেললে অনেকটা জায়গা খালি হতে পারে। সঠিকভাবে করলে গুরুত্বপূর্ণ মেসেজগুলো অক্ষত রেখে একেবারে নতুন করে শুরু করা সম্ভব বলে প্রতিবেদনে লিখেছে প্রযুক্তি বিষয়ক সাইট জেডডিনেট।

ম্যানুয়াল পদ্ধতিতে ইনবক্স পরিষ্কার করতে পারেন বা কিছু ফাইল লোকাল ড্রাইভে ডাউনলোড করে রাখতে পারেন। কিন্তু এটা সময়সাপেক্ষ ও ঝামেলাপূর্ণ। তা ছাড়া, কয়েকদিনের মধ্যেই আবার নতুন মেইল এসে গিগাবাইট খরচ হয়ে যাবে।

চাইলে গুগল ওয়ান অ্যাকাউন্টে আপগ্রেড করে বাড়তি স্টোরেজ কিনতে পারেন। ‘বেসিক’ প্ল্যানের খরচ বছরে ২৪ ডলার, যেখানে একশ জিবি স্টোরেজ পাওয়া যায়।

তবে বিনামূল্যে স্টোরেজ খালি করতে চাইলে কিছু পদক্ষেপ নিতে হবে যেমন গুরুত্বপূর্ণ ফাইল ব্যাকআপ নেওয়া এবং ডেটা ক্যাপাসিটি রিসেট করা।

ফাইল ব্যাকআপ করুন

বছরের পর বছর ধরে জমে থাকা ইমেইলগুলোর বাড়তি নিরাপত্তার জন্য আগে সেগুলো কম্পিউটার বা এক্সটার্নাল হার্ড ড্রাইভে ব্যাকআপ করে রাখা ভালো।

ব্যাকআপ করতে প্রথমে ‘গুগল টেইকআউট’-এ যেতে হবে। গুগল ফটোস বা ড্রাইভ নির্বাচন করুন যেগুলো এক্সপোর্ট করতে চান। এরপর স্ক্রিনে দেখানো নির্দেশনা অনুসরণ করুন।

ব্যাকআপ করার পর চাইলে সেই ফাইলগুলো আবার ক্লাউডে ট্রান্সফার করতে পারেন এবং আপনার হার্ড ডিস্ক ড্রাইভ খালি করে ফেলতে পারেন। মনে রাখবেন, ইমেইল ও ফাইলের পরিমাণ বেশি হলে এই কাজগুলোয় প্রক্রিয়াটি সময়সাপেক্ষ হতে পারে।

নতুন ইমেইলে ডেটা ট্রান্সফার করুন

ব্যাকআপ নেওয়া হয়ে গেলে এবার ইমেইল ট্রান্সফার করার পালা। পুরনো জিমেইল অ্যাকাউন্টে লগইন করুন। ডানদিকে উপরের গিয়ার আইকনে ক্লিক করুন এবং ‘সি অল সেটিংস’ সিলেক্ট করুন। ‘ফরওয়ার্ডিং অ্যান্ড পিওপি/আইএমএপ’ ট্যাবে যান। ‘এনএবল পিওপি ফর অল মেইল’ অপশনটি চালু করুন।

‘হোয়েন মেসেজেস আর অ্যাক্সেসড উইথ পিওপি’ এর অধীনে বেশ কিছু অপশন দেখবেন। এখানে ‘ডিলিট জিমেইলস কপি’ সিলেক্ট করুন, যাতে ট্রান্সফারের পর পুরনো অ্যাকাউন্ট থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইল মুছে যায়। এরপর ‘সেইভ চেইঞ্জেস’ এ ক্লিক করুন।

নতুন অ্যাকাউন্ট তৈরি করে মেসেজ ট্রান্সফার

এবার একটি নতুন জিমেইল অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন যেখানে সব পুরনো ইমেইল ট্রান্সফার করবেন। এই নতুন অ্যাকাউন্টটি আর্কাইভ হিসেবে কাজ করবে।

প্রথমে একটি নতুন জিমেইল অ্যাকাউন্ট তৈরি করতে জিমেইল সাইন আপ পেইজে যান। নতুন আর্কাইভ অ্যাকাউন্টে লগইন করুন। ডানদিকে উপরের গিয়ার আইকন সেটিং এ ক্লিক করে ‘সি অল সেটিংস’ সিলেক্ট করুন। উপরের ‘অ্যাকাউন্টস অ্যান্ড ইমপোর্ট’ ট্যাব নির্বাচন করুন। এরপর ‘চেক মেইল ফ্রম আদার অ্যাকাউন্টস’ এর পাশে ‘অ্যাড এ মেইল অ্যাকাউন্ট’ এ ক্লিক করুন।

পপ-আপ উইন্ডোতে পুরনো জিমেইল অ্যাকাউন্টের ইমেইল ঠিকানা লিখুন এবং ‘নেক্সট’ ক্লিক করুন। এবার ‘ইমপোর্ট ইমেইলস ফ্রম মাই আদার অ্যাকাউন্ট’ অপশনটি সিলেক্ট করে আবার ‘নেক্সট’ চাপুন।

যদি এই ধাপে পুরনো জিমেইল অ্যাকাউন্টের পাসওয়ার্ড কাজ না করে, তাহলে একটি অস্থায়ী গুগল অ্যাপ পাসওয়ার্ড তৈরি করতে হবে। এরপর পোর্ট হিসেবে ‘৯৯৫’ সিলেক্ট করুন। এরপর তিনটি চেক বক্সে টিক দিন। সবশেষে ‘অ্যাড অ্যাকাউন্টে’ ক্লিক করুন।

নতুন জিমেইল আর্কাইভ অ্যাকাউন্টের সঙ্গে মূল অ্যাকাউন্ট সফলভাবে যুক্ত হলে ইমেইল ট্রান্সফার প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয়ভাবে শুরু হবে। কত সময় লাগবে তা নির্ভর করবে কত সংখ্যক ইমেইল ট্রান্সফার হচ্ছে তার ওপর। ট্রান্সফার শেষ হলে পুরনো জিমেইল অ্যাকাউন্ট সব মেসেজ ট্র্যাশ ফোল্ডারে পাঠিয়ে দেবে, যা ম্যানুয়াল পদ্ধতিতে খালি করতে হবে।

মনে রাখতে হবে জিমেইল ড্রাফট এবং স্প্যাম ফোল্ডার ট্রান্সফার করবে না। স্প্যাম ফোল্ডার ট্রান্সফার না হওয়া ভালোই বলা যায়, তবে ড্রাফট ফোল্ডারে কোনো গুরুত্বপূর্ণ অপূর্ণ মেসেজ থাকলে সেগুলো নিজেকে ইমেইল করে রাখুন, পরে শেষ করার জন্য।

এরপর নিচের তিনটি চূড়ান্ত ধাপ অনুসরণ করুন, যাতে স্বয়ংক্রিয় ট্রান্সফার বন্ধ হয় এবং আপনি আপনার পুরনো অ্যাকাউন্টটি নতুনভাবে ব্যবহার করতে পারেন:

১. আপনার নতুন আর্কাইভ অ্যাকাউন্টে লগইন করুন। ডানদিকে উপরের গিয়ার আইকনে ক্লিক করে ‘সি অল সেটিংস’ সিলেক্ট করুন।

২. ‘অ্যাকাউন্টস অ্যান্ড ইমপোর্ট’ ট্যাবে যান। ‘চেক মেইল ফ্রম আদার অ্যাকাউন্টস’ এর অধীনে পুরনো অ্যাকাউন্টের জন্য ‘ডিলিট’ নির্বাচন করুন।

৩. প্রম্পট আসলে ‘কনফার্ম ডিলিট মেইল অ্যাকাউন্ট’ এ ‘ওকে’ চাপুন।

উপরের ধাপগুলো অনুসরণ করা হাজারো মেসেজ ঘেঁটে কী রাখব আর কী মুছব তা ঠিক করার চেয়ে অনেক সহজ। এখন একটি একেবারে নতুন, পরিষ্কার ইনবক্সের সঙ্গে পুরনো বছরের মেসেজ ও ফাইলগুলোও নিরাপদ থাকবে আর্কাইভ অ্যাকাউন্টে। আর মূল জিমেইল অ্যাকাউন্টে নতুন করে ১৫ জিবি ফ্রি স্টোরেজ ফিরে আসবে।

এভাবে একদিকে স্টোরেজ খালি করতে পারবেন, অন্যদিকে বছরের পর বছর ধরে জমে থাকা গুরুত্বপূর্ণ মেসেজগুলোও হারাবেন না।