সময় মতো কাজ শেষ করতে

কাজের অভিজ্ঞতা, দক্ষতা, কৌশল, জ্ঞান ইত্যাদিতে একজন যতই পটু হোক, সময়ের মধ্যে কাজ শেষ করতে না পারলে সবই বৃথা।

যেকোনো কাজ একটি নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে শেষ করা সম্ভব না হলে ওই কাজের গুরুত্ব হারিয়ে যায়। এই সময়সীমা একদিকে যেমন সময়ানুবর্তীতা বজায় রাখতে সাহায্য করে তেমনি একজন কর্মী হিসেবে নিজের কাঙ্ক্ষিত লক্ষ্যে পৌছাতেও গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে।

অনেকসময় কাজের চাপ এত বেশি হয়ে যায় যে সময়সীমার মধ্যে সবকাজ শেষ করা কঠিন হয়ে যায়। সময়ের সদ্ব্যবহার করায় দুর্বলতা ছাড়াও একাধিক কাজের একই সময়সীমা, দলের অন্যান্য কর্মীদের অনভিজ্ঞতা ইত্যাদি কারণেও এমনটা হয়ে থাকে।

তবে ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তা তো অজুহাত মানবেন না। তাই বের করতে হবে বিকল্প উপায়।

জীবনযাপন-বিষয়ক একটি ওয়েবসাইটে প্রকাশিত প্রতিবেদনের আলোকে জানানো হল সেই বিকল্প উপায় সম্পর্কে।

কাজের ফর্দ তৈরি: সুষ্ঠু পরিকল্পনার অভাবে অনেক কাজ সময়সীমার মধ্যে শেষ করা সম্ভব হয় না। কর্মক্ষেত্রে প্রতিটি কর্মীর হাতে থাকে অসংখ্য কাজের দায়িত্ব। প্রতিটি কাজেরই থাকে আলাদা সময়সীমা। এই অবস্থায় ওই কর্মীর সকল দায়ভারের তালিকা অত্যন্ত জরুরি। কারণ একাধিক কাজ নিয়ে মাথা ঘামানোর সময় দুএকটি কাজের কথা ভুলে গেলেই বাঁধতে পারে বড় ধরনের বিপদ। তাই দিনের শুরুতে সারাদিনের কাজের তালিকা করে ফেলার অভ্যাস গড়তে হবে। আর তা হতে হবে কাজের সময়সীমা অনুযায়ী। এতে কাজের চাপ সামলানো সহজ হবে, সময়ের সদ্ব্যবহার হবে আরও কার্যকরভাবে।

সময় বন্টন: কাজের তালিকা তৈরি করা হয়ে গেলে এরপর প্রতিটি কাজের কতটুকু সময় লাগবে তার একটা ধারণা নিতে হবে। এই ধারণা এবং প্রতিটি কাজের সময়সীমার ভিত্তিতে প্রতিটি কাজের পেছনে সময় ভাগ করে নিতে হবে। প্রযুক্তির কল্যাণে স্মার্টফোনে ব্যবহারযোগ্য অনেক ‘অ্যাপ’ আছে যা এই পরিকল্পনায় সাহায্য করবে। সেই সঙ্গে সময় অনুযায়ী মনে করিয়ে দেবে কোন সময় কোন কাজটিতে সময় দিতে হবে।

গুরুত্ব অনুযায়ী বিভাজন: নানান কাজের মাঝে কিছু কাজ থাকবে যা অত্যন্ত জরুরি। কিছু কাজ থাকবে যা সময় নিয়ে শেষ করলেও অসুবিধা নেই। গুরুত্ব অনুযায়ী এই কাজগুলোকে সাজাতে হবে। আবার সহজ-কঠিনের হিসেবেও সাজাতে পারেন কাজের তালিকা। যার ক্রম নির্ভর করবে আপনার পছন্দের ওপর। দিনের শুরুতে চাঙ্গা মেজাজে জটিল কাজগুলো সেরে নিতে পারেন। সহজগুলো রেখে দিতে পারে শেষভাগের জন্য। আবার শুরুতেই সহজ কাজগুলো সেরে নিয়ে মাথার ওপর চাপ কমিয়ে নিতে পারেন। এতে জটিল কাজগুলোতে মনযোগ দেওয়া সহজ হবে।

নিজেকে পুরস্কৃত করা: লম্বা সময় কাজ নিয়ে পড়ে থাকার পর স্বভাবতই একঘেয়েমি আসবে প্রতিদিনের গতবাঁধা জীবনের প্রতি। বাস্তবতা হল জীবনের এই রুটিনে বড় কোনো পরিবর্তন সহসাই আসবে না। তাই তা মেনে নিয়ে হাল ধরে রাখার মানসিকতা তৈরি করতে হবে। এজন্য নিজেই নিজেকে পুরস্কৃত করতে পারেন। প্রতিটি কাজ শেষ করার পর নিজেই নিজেকে উপহার দিন। ছুটির দিনে বেড়াতে যাওয়া, ভালো কোথাও খেতে যাওয়া, শখের কোনো কিছু কেনা ইত্যাদিই হতে পারে সার্থকতার পুরষ্কার।

সময়সীমা যখন অসম্ভব: কাজের কোনো শেষ নেই। তাই এমন সময় আসতে পারে যখন একটি কাজ সময়সীমার মধ্যে শেষ করা আপনার পক্ষে কোনোভাবেই সম্ভব নয়। এক্ষেত্রে বিষয়টি ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তাকে জানাতে হবে। আলোচনার মাধ্যমে সময়সীমা বাড়ানোর চেষ্টা করতে হবে। সেটাও সম্ভব না হলে তার কাছেই সাহায্য চাইতে পারেন সময়ের মধ্যে কাজটি শেষ করা সম্পর্কে। কাজ হাতে নিয়ে হিমশিম খাওয়ার চাইতে কাজের শুরুতেই তা সময়ের মধ্যে শেষ করা সম্ভব কি-না তা নিয়ে আলোচনা করে নেওয়া বুদ্ধিমানের কাজ হবে।

আরও পড়ুন

সময়ের তাগিদে স্কুটি  

নতুন অফিসে নিজেকে উপস্থাপন

কর্মঘণ্টা শেষেও কাজ করলে যা হয়  

দীর্ঘক্ষণ কাজ: অফিসে অশান্তি  

কর্মক্ষেত্রে যেসব বদভ্যাস পরিবর্তন করা দরকার  

নিত্য অভ্যাসে উচ্চ রক্ত চাপের ঝুঁকি