ইমেইল নিয়ে প্রচলিত পাঁচ ভুল ধারণা

দৈনন্দিন জীবনের অনেক জিনিস নিয়ে তো বটেই, সাইবার জগতের বিভিন্ন বিষয়াদি নিয়েও সাধারণ ব্যবহারকারীদের মধ্যেও আছে নানা কুসংস্কার আর ভুল ধারনা। ইমেইলের সঙ্গে সংশ্লিষ্ট এমন ধারণাগুলোর সত্যতা খুঁজতে মাঠে নেমেছিল যুক্তরাষ্ট্রের বস্টনভিত্তিক ইমেইল ডেটা ট্র্যাকিং প্রতিষ্ঠান ইয়েসওয়্যার। পাঁচ লাখেরও বেশি ইমেইলের ডেটার নিয়ে প্রতিষ্ঠানটির গবেষণার ফলাফল, ইমেইল সেবা নিয়ে প্রচলিত ধারণার অনেকগুলোই ভুল।

ইয়েসওয়্যারের গবেষণার ফলাফলের ভিত্তিতে এক প্রতিবেদনে ইমেইল ব্যবহারকারীদের মধ্যে প্রচলিত এমন পাঁচ ভুল ধারণার ব্যাপারে জানিয়েছে প্রযুক্তিবিষয়ক সাইট ম্যাশএবল।

১. প্রচলিত ধারণা: ইমেইল পাঠানোর সবচেয়ে ভালো দিন ‘সোমবার’

অনেকেই মনে করেন সোমবারে পাঠানো ইমেইলের উত্তর বেশি মেলে।   ইয়েসওয়্যারের গবেষণায় বেড়িয়ে এসেছে ভিন্ন তথ্য। হাতে সময় থাকে বলে সোমবারের তুলনায় সাপ্তাহিক ছুটির দিনেই ইমেইলের উত্তর মেলে বেশি। আর ছুটি শেষে সোমবারে কাজে ফিরে অনেকেই ব্যস্ত হয়ে পড়েন সহকর্মীদের সঙ্গে। ফলে সোমবারে পাঠানো ইমেইলের উত্তর সবচেয়ে বেশি মেলে এমনটা তো নয়ই, বরং সপ্তাহের অন্য কার্যদিবসের তুলনায় গড়ে কম উত্তর পাওয়া যায় সোমবার।

২. প্রচলিত ধারণা: সকালে পাঠানো ইমেইলের উত্তর মেলে দ্রুত।

আংশিক হলেও সত্য এই ধারণাটি। অধিকাংশ ক্ষেত্রে সকাল ছয়টা থেকে সাতটার মধ্যে ইমেইল পাঠালে তার উত্তর দ্রুত পাওয়া যায়। ইয়েসওয়্যারের মতে পুরো ব্যাপারটা নির্ভর করছে প্রেরক প্রাপকের কাজের সময়ের ব্যাপারে কতোটা জানেন সেটার উপর। 

৩. প্রচলিত ধারণা: ইমেইলের সাবজেক্ট লাইন সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত।

‘সাবজেক্ট’-এর দৈর্ঘ আসলে গুরুত্বপূর্ণ প্রভাবক হিসেবে সবসময় কাজ করে না বলেই জানিয়েছে ইয়েসওয়্যার। ইমেইলের সাবজেক্ট অনেকটা শিরোনামের মতো। এটি পাঠককে মেইল পড়তে আগ্রহী করে তোলে এবং এর বিষয়বস্তু সম্পর্কে ধারণা দেয়। ইয়েসওয়ারির সংগ্রহিত ডেটা মোতাবেক, সাবজেক্ট লাইনের দৈর্ঘ্য আসলে ইমেইল খোলা বা তার উত্তর দেওয়াতে তেমন কোনো প্রভাব ফেলে না। দৈর্ঘ্যের বদলে পাঠকের কাছে গুরুত্বপূর্ণ এবং তার কৌতুহল জাগায় এমন শব্দের ব্যবহার বেশি কার্য‌্যকর বলে জানিয়েছে ইয়েসওয়্যার।

৪.প্রচলিত ধারণা: দ্রুত উত্তর মেলে প্রাপকের সংখ্যা বেশি হলে

ইয়েসওয়্যাস প্রতিবেদন অনুযায়ী প্রাপকের সংখ্যা বেশি হলেই উত্তর দ্রুত মিলবে এই ধারণাটিও ভুল। ইমেইলটি লেখা হয়েছে যে বিষয়ে তার সঙ্গে সংশ্লিষ্ট সবাইকে না পাঠিয়ে মূল প্রাপকবাদে বাকিদের ‘সিসি’ দেওয়ার পদ্ধতিটাই বেশি কার্যকর।

৫. প্রচলিত ধারণা : আজ ইমেইল পাঠালে, উত্তর আসবে কাল।

এ বিষয়েও ইয়েসওয়্যারের গবেষণার ফলাফল ভিন্ন। ৯০ শতাংশ ক্ষেত্রেই ইমেইল পাঠানোর ২৪ ঘন্টার মধ্যেই উত্তর চলে আসে। একদিনের মধ্যে প্রাপক পাল্টা মেইল না পাঠালে ফলো-আপ মেইল পাঠানো যেতে পারে। তবে সে ক্ষেত্রে উত্তর পাওয়ার সম্ভাবনা নেমে আসে ২১ শতাংশে।